Trucos de Gmail para mejorar tu productividad y organización

Gmail está cargado de trucos para mejorar tu productividad. Google sabe lo importante que es tener una comunicación organizada para ser más eficiente, y se ha encargado de que todo sea lo más fácil posible dentro de su herramienta de correo electrónico.

Activar la mayoría de los trucos de Gmail es bastante sencillo, basta con cambiar la configuración. Lo difícil más bien es reconocerlos, debido a todos los que hay.

Por ello, hoy te traemos una serie de las mejores funciones de Gmail para sacarle el máximo provecho a esta potente herramienta y tener una bandeja de entrada más organizada.

  • Prepara respuestas predefinidas: Puedes crear plantillas con respuestas enlatadas. Accede a la configuración de Gmail y a continuación a la configuración avanzada; allí podrás habilitar la función ‘Respuestas predefinidas’.
  • Archiva tus mensajes después de enviarlos: Si quieres tener una bandeja de entrada más organizada puedes empezar a archivar tus correos después de mandarlos. Para hacerlo de manera automática accede a configuración y bajo el apartado ‘Enviar y archivar’ selecciona la función ‘mostrar el botón enviar y archivar en la respuesta’. Así, cada vez que mandes un correo podrás elegir entre el botón ‘ enviar’ y ‘enviar y archivar’.
  • Configura la función de deshacer el envío en Gmail: También es útil saber cancelar el envío de un correo en Gmail después de mandarlo. Normalmente la función predeterminada te dará 5 segundos para cancelar, pero puedes darte más margen cambiando el tiempo a 30 segundos en configuración en el apartado de ‘deshacer el envío’.
  • Cambia la configuración de tu bandeja de entrada: Gmail ofrece cinco configuraciones de bandeja de entrada distintas. Por ejemplo, la función ‘Importantes primero’ colocará los mensajes más importantes arriba en base al algoritmo de Google; el ‘no leídos primero’ colocará todos los mensajes sin abrir en la parte superior. Para probar los distintos diseños ve al apartado ‘recibidos’ en la barra lateral izquierda y haz click en la flecha, se desplegará un menú con las distintas opciones.
  • Cambia el diseño de tu bandeja de entrada: ¿Te molesta ver los iconos de las imágenes y archivos adjuntos al lado de cara correo? Puedes cambiar la densidad de contenido. Pincha en la rueda de ajustes y accede a ‘densidad de contenido’ y elige el estilo que más se adapte a ti entre ‘predeterminado’, ‘cómodo’ y ‘compacto’.
  • Configura Gmail offline: Con Gmail offline podrás navegar cómodamente por tu bandeja de entrada y escribir correos sin conexión. El único requisito es que lo abras en tu navegador antes de desconectarte. Para activarlo ve a ajustes y accede al apartado ‘sin conexión’ en la parte superior (junto a configuración avanzada).
  • Bloquea ciertos contactos: ¿Hay un contacto que te molesta? Simplemente abre un correo de dicho remitente y pincha en los tres puntos verticales colocados en el extremo superior derecho, al lado del botón de responder. Escoge la función ‘Bloquear a insertanombreaquí’ y todos sus correos irán directos a la carpeta de spam. Puedes desbloquearlos en cualquier momento.
  • Crea tus propios atajos de teclado: La mejor manera de ahorrar tiempo es usando atajos de teclados, y en Gmail puedes personalizarlos. Para ello accede a configuración avanzada (dentro del apartado de ajustes) y habilita las ‘Combinaciones de teclas personalizadas’. Guarda los cambios. Ahora debería aparecer en la parte superior de configuración un apartado nuevo de ‘Combinaciones de teclas’ donde podrás configurar todos tus atajos de teclado.
  • Programa correos recibidos para más tarde: Si te llega un correo que no puedes responder en ese momento puedes programarlo para que te vuelva a salir más tarde, asegurándote de que no se te olvide contestar. Con la nueva versión de Gmail es muy sencillo: simplemente coloca el ratón sobre el correo que quieras posponer en la bandeja de entrada y haz click en el símbolo del reloj que aparecerá en el lado derecho. Te dejará decidir hasta cuando quieres posponerlo.
  • Programa los recordatorios automáticos: Configura Gmail para que te recuerde que tienes que responder a un correo importante. En el apartado de configuración bajo ‘ recordatorios automáticos’ puedes habilitar la función’ sugerir correos a los que responder’ y Google los colocará al principio de tu bandeja de entrada.

Vía | FastCompany

Publicado en G Suite

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