10 trucos de Google Docs

Infografía con 10 trucos para Google Docs - copia

Aquí tienes estos 10 trucos/consejos sobre Google Docs para que le saques el máximo partido:

1. Crea y gestiona documentos desde cualquier sitio

 Pues sí, empezamos con la opción de poder crear documentos, así como gestionarlos, editarlos, compartirlos etc. desde cualquier sitio gracias a esta herramienta en la nube con la que trabajamos.

Esto es muy sencillo. Sólo necesitarás tener una cuenta de google (si tienes  una cuenta de gmail, ya tienes la cuenta creada y por tanto podrás hacer uso de Google Docs).

Para ello, accede aquí: https://docs.google.com/document

Una vez dentro, haz click en el círculo  azul con el +, y ya puedes empezar a escribir el contenido como en cualquier otro procesador de texto. Te lo muestro en la imagen siguiente.

Nueva hoja de texto

Como ves, una vez dado al botón de crear nuevo documento, la nueva pantalla es muy similar al de un procesador de texto tipo Word, con el que seguro estás más acostumbrado a trabajar.

Nuevo Documento en Google Docs

Tienes las mismas funcionalidades que en cualquier procesador de texto, pero con más añadidos y opciones que paso a comentártelas a lo largo de este post.

Lo bueno de esto es que además, una vez termines de crear y completar tu documento de texto y vayas a guardarlo, aparte de que te puedes descargar el documento que acabas de crear en tu ordenador (como en el Word u Open Office), también puedes dejarlo almacenado en la nube. Así es que podrás volverlo a consultar desde los documentos guardados de google docs, así como desde google drive, sin ocupar espacio en tu pc.

2. Edita documentos desde Google Docs sin conexión a internet

 

Así es, Google Docs nos da la posibilidad de acceder a documentos ya creados y guardados previamente y editarlos desde cualquier sitio y sin necesidad de conectarnos a internet, por lo que esto nos brinda muchas posibilidades a la hora de trabajar.

Eso sí, hay que tenerlo configurado antes, por lo que accede a https://docs.google.com/

Una vez estés aquí, haz click en el botón “Menú” (son 3 rayas grises en la parte superior izquierda) y dale a “Configuración”. (En la imagen siguiente puedes verlo a la perfección para que no te quedes con dudas)

Trabajar sin conexión-Google Docs

En la opción de “Sincronización sin conexión”, dale a “Activa” y sigue los siguientes pasos:

  1. Instala la extensión de Google Drive en tu navegador
  2. Habilitar la edición sin conexión

Google Docs Sin conexión a internet

Con esto, ya puedes editar tus documentos sin necesidad de estar conectado a internet.

Nota: Acuérdate de hacer esto antes de salirte de la conexión, si no no podrás hacerlo.

3. Añade enlaces desde Google

Esta opción sirve a la hora de añadir un enlace o hipervínculo a una palabra a la que queramos añadirle más información con un contenido externo. La ventaja de esta opción, es que directamente puedes elegir el enlace que te interesa indexado en el buscador Google.

Es muy sencillo. Puedes hacerlo desde el menú superior “Insertar”-Enlace. O bien desde el siguiente símbolo que te muestro en la imagen:

Insertar enlaces desde webs en Google -Google Docs

Como ves en la imagen de arriba, yo he seleccionado la palabra Inbound Marketing (como anchor text) y la he vinculado al post que tengo escrito en mi blog donde explico qué es y para qué sirve el Inbound Marketing. Desde dentro del propio documento, Google me devuelve como opción mi post.

4. Añade imágenes desde Google

Al igual que pasa con los enlaces, también podemos añadir imágenes a nuestros documentos sin necesidad de salirnos de él, ya que nos permite seleccionar imágenes de Google directamente.

Por tanto, es muy fácil insertar una imagen desde Google en nuestro documento de texto. Para ello, vamos al apartado de Herramientas, y le damos a Búsqueda.

Búsqueda de imáenes con Google Docs

Ahora sólo tenemos que utilizar el buscador, escribir la palabra y una vez tengamos la que necesitamos, la arrastramos al documento.

Insertar imágenes en Google Docs

De esta forma tan sencilla tendremos la imagen que queramos y sin necesidad de salir de nuestro documento.

Arrastrar la imagen-Google Docs

5. Revisión ortográfica exprés

Esta opción viene muy bien por lo siguiente. Ya no es sólo la ayuda de corregirte si has escrito alguna palabra mal, ya que si fuera así, mientras escribes se subrayaría en color rojo dicha palabra y lo notarías.

Corrector ortográfico en Google Docs

Lo útil es que si has escrito un buen párrafo y en él has cometido varias faltas (puede ser por haber escrito rápidamente y no haber estado atento al texto), el corrector te sugiere la forma correcta de escritura y con tan sólo darle a “Cambiar”, podrás ir una a una modificándola y escribiéndola bien de manera más rápida y directa, sin necesidad de pinchar palabra por palabra como haríamos en Word. La verdad es que ayuda a corregir de manera más rápida.

6. Traducir textos desde Google Docs

Con Google Docs, existe la posibilidad de traducir textos sin necesidad de utilizar otra aplicación o programa.

Lo que hace, es utilizar Google traductor una vez integrado con Docs. Para ello, instalaremos gratuitamente esta extensión:https://chrome.google.com/webstore/detail/translate/nejfnokhglmkjgpkjooijcddfecjggan

Google Translate en google Docs

Ahora que la tenemos instalada, desde el menú superior del documento, donde pone “Complementos”, seleccionamos “Translate” y ya podremos traducir el texto que queramos.

Translate-complementos-google docs

Con esto ya podrás traducir cualquier texto a diferentes idiomas desde el propio documento creado.

7. Agrega a un diccionario interno palabras propias

Muchas veces escribimos en nuestros textos una serie de palabras que, o bien porque son inventadas, o bien porque están en otro idioma, el corrector nos las marca en rojo como error. Para que esto no vuelva a suceder en próximos documentos, sólo tienes que agregarla a tu “diccionario” y para ello tenemos que pinchar en la barra superior en “Herramientas” y “Diccionario personal”.

Diccionario propio en Google Docs

Añadimos la palabra y le damos a guardar. Listo.

Ya no la volverá a subrayar el procesador en color rojo como una palabra mal escrita.

8. Insertar comentarios en Google Docs

Esta función viene muy bien cuando es un documento que queremos compartir con más personas (por ejemplo, miembros de un grupo de trabajo o de proyectos). De esta forma, si tenemos que hacer cualquier aclaración sobre un párrafo o palabra, podemos añadir este comentario que se queda reflejado en el lateral derecho de la página y que hace referencia justo a la palabra a la que le hemos añadido dicho comentario.

Insertar comentarios en Google Docs

Así apoyamos la comprensión al resto de usuarios con estas indicaciones en el margen del documento.

9. Organizar los documentos

Para finalizar, os explico lo sencillo que es tener todos los documentos que hayáis realizado ordenados y organizados desde: https://docs.google.com/document/

Desde aquí, podrás ver, editar, cambiar el nombre y hasta eliminar los documentos.

Google Documentos-Google Docs

Te aparecerán todos, tanto los creados por ti, como los compartidos contigo. En caso de ser compartidos, te aparecerá el nombre de la persona que es la “propietaria” de dicho documento.

10. Comparte documentos con Google Docs

Por último, sólo tienes que clickar en el botón de color azul que aparece en el menú superior en la parte derecha que pone “Compartir”.

Botón de compartir documentos-Google Docs

Una vez le des, te saldrá esta pantalla:

Compartir documentos con Google Docs

Desde aquí tienes la opción de compartir con más personas, así como de obtener el enlace que servirá para que tengan acceso al documento. Puedes elegir desde aquí si el resto de personas pueden ver,comentar o editar el documento compartido.Comparte documento con Google Docs

Ahora, si pinchas en “Opciones Avanzadas”, te aparecerá esta pantalla, desde la cual también podrás compartir el documento a través de las redes sociales.

Opciones Avanzadas de compartir en Google Docs

Fuente: Pablo Aracil

Publicado en Google Apps

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